مكتب الشؤون الإدارية

مدير مكتب الشؤون الإدارية بالكلية/ أ. محمد عبدالله الصغير

a.f.affairs@eps.misuratau.edu.ly

يتضمن الهيكل التنظيمي لكلية الاقتصاد، مكتباً خاصاً يُعنى بالشؤون الإدارية بالكلية، كما نص عليه القرار رقم (22) لسنة 2008 م بشأن الهيكل التنظيمي للجامعات ومؤسسات التعليم العالي، والذي يمارس مهامه من خلال عدد اثنين من المكاتب أحدهما بالمبنى (أ) للكلية وهو المكتب الرئيسي لمدير الشؤون الإدارية، والآخر بالمبنى (ب) للكلية. ويعمل بهذه المكاتب مدير المكتب وعدد من الموظفين التابعين له، ويعتبر المكتب من أهم المكاتب الإدارية التابعة للكلية، حيث يهتم بمتابعة وتسهيل كافة الإجراءات والمعاملات الإدارية والمالية لكافة الموظفين، فضلاً على أنه يعمل على تدليل كافة الصعوبات والمعوقات التي تواجههم ومساعدتهم لكي يتمكنوا من انجاز مهامهم الوظيفية على أكمل وجه، ويقدم كافة الخدمات لجميع العاملين بالكلية سواءً كانوا موظفين أو أعضاء هيئة تدريس، وكذلك لكافة طلاب الكلية.

وينقسم مكتب الشؤون الإدارية لقسمين هما:

–  قسم الشؤون الإدارية والخدمات.

–  قسم الشؤون المالية والمخازن.

يعمل بالكلية عدد (65) موظف وموظفة منقسمين بين:

مهام إدارية – مهام وظيفية – مهام خدمية.

يتولى قسم الشؤون الإدارية والخدمات المهام التالية :
  1. الاشراف على استخدام سيارات الكلية.
  2. الاشــــــــــــراف على مقصف الكلية.
  3. امساك ملفــــــــــــات فرعية للموظفين.
  4. ابلاغ ادارة الكلية بالمخالفات التي تقع من الموظفين.
  5. ابداء الرأي بشأن نقل وندب واعارة موظفي الكلية.
  6. اعداد البيانات والاحصائيات الخاصة بالموظفين والعمال.
  7. اداء اعمــــــــــــــال الطباعة والسحب والتصويــــر.
  8. حصر احتياجات الكلية من القوى العاملة من الموظفين.
  9. حفظ صــــــــــــور المكاتبات بالملفات المخصصة لها.
  10. متابعة الاجراءات التي تتخذ بشأن المراسلات الواردة.
  11. الاشراف على اعمال النظافة بالكلية واعمال الخدمات العامة.
  12. اتخاذ اجراءات منح الاجازات بأنواعها واخطار الكلية بذلك.
  13. اخطار الكلية بالتقارير السنوية الخاصة بالموظفــــــــــــــين.
  14. تسليم المكاتبات الصادرة من اجهزة الكلية بعد قيدها بدفاتر الصادر.
  15. القيام بأعمال الاستقبال والاستعلامات للمترددين على ادارة الكلية.
  16. مراقبة حضور وانصراف الموظفين طبقا للقواعد التي تقررها الكلية.
  17. توزيـــــع الموظفين على وحدات ادارة الكلية بعد موافقة عميد الكلية.
  18. القيام بأعمال الصيانة اللازمة للمباني وتجهيزاتها ومتابعة تسجيلها.
  19. المشاركة في اعمال اللجان وفرق العمل ذات العلاقة بنشاط الوحدة.
  20. تنفيذ البرامج و الزيارات والحفلات التي تنظمها الكلية في المناسبات المختلفة.
  21. القيام بإجـــــــــــــراءات الحراسة والتحفظ على الممتلكات داخل مباني الكلية.
  22. تقديم كافة الخدمات للعاملين بالكلية وفقا لأحكام القانون رقم ((19)) لسنة 1428.
  23. ابلاغ الجامعة باحتياجات الكلية لأعمال الصيانة للمباني والمرافق والاجهزة والاثاث.
  24. تسليم البريد والمكاتبات الواردة للكلية وقيدها بدفاتر الوارد وتسليمها للأجهزة المختصة.
  25. اتخاذ اجراءات تسليم العمل للموظفين والعمال الجدد واخلاء الطرف لمن ينتهي عمله بالكلية.
  26. تنسيق وتنظيم المشاركة في المعارض الثقافية والعلمية وابراز نشاط الكلية واقسامها المختلفة.
  27. القيام بخدمـــات الاستقبال لضيوف الكلية و تنظيم وترتيب اجتماعاتهم ولقاءاتهم بالمسئولين.
  28. اعداد خطط وبرامج الحراسة لكافة مباني الكلية بالتنسيق مع التقسيمات التنظيمية ذات العلاقة وتنفيذها.
  29. تنظيم حركة المركبات التابعة للكلية ، وتولي اعمال الصيانة اللازمة لها وتصاريح استخدامها وصرف الوقود والزيوت وغيرها.
  30. تنظيم مشاركة الكلية والعاملين بها في عمليات التشجير والنظافة وغيرها من الاعمال الاجتماعية والاحتفالات الوطنية والقومية.
يتولى قسم الشؤون المالية والمخازن المهام التالية :
  1. إعداد تقارير المتابعة الدورية والسنويــة.
  2. تحصيل الإيرادات والرسوم الخاصة بالكلية.
  3. المشاركة في أعمال الجرد الدوري والسنــــــــوي والفجائـــــي.
  4. القيام بأعمال الصرف المختلفة في حدود اللوائح والتعليمـــــات.
  5. التأكد من توفر كافة إجراءات ومستلزمات الأمن والسلامة بالمخازن.
  6. تولي إجراءات الشراء والبيع بالطرق المقررة في اللوائح المالية، وإعداد المستندات الخاصة بالمشتريات.
  7. القيام بكافة الإجراءات التي تكفل توفر المخزون المناسب، وإعادة طلب المواد والأصناف التي وصل مخزونها إلى حد إعادة الطلب.
  8. اعداد المقايسات السنوية باحتياجات الكلية من مواد التشغيل اللازمة للأجهزة والمعامل والأدوات والأثاث والقرطاسية التي تحتاج إليها الكلية.